PM light Teil 1/3 - 5 Ansätze zur Einführung von Projektmanagement

Thema beim Stuttgarter Stammtisch war die Überlegung, wie sich Projektmanagement in einem Start-Up einführen lässt.Dies ist der Start einer Reihe von 5 Posts zu den Überlegungen aus diesem Stammtisch. Zum Start der Reihe hier 5 Ansätzen, wie PM eingeführt werden kann.

1. Reduzieren statt überfordern: Möglichst unkompliziert starten und, wo möglich, viel von Methoden bzw. Prozessschritten (was sich zu kompliziert anhört) weglassen. Dabei mit zwei Fragen starten: 

  • Liegen zu Beginn eines Projektes alle notwendigen Informationen vor, um sinnvoll starten zu können?
  • Ist alles erledigt, damit ein Kunde mit dem Ergebnis arbeiten kann bzw. zufrieden ist?

2. Für alltägliche Fragen praktische Lösungen anbieten: Ein Kanban-Board vorschlagen, um Zeitverzug in den Griff zu bekommen. Mit so einem Board können anstehende Aufgaben visualisiert und koordiniert bzw. auf die verfügbaren Ressourcen zu verteilt werden. In einem weiteren Schritt könnten dann Zieltermine, Aufwände oder Prioritäten zu den Aufgaben ergänzt werden. Auf diese Art lassen sich Schritt für Schritt die Grundzüge des Projektmanagements vermitteln. Erlebbare Erfolge sind wichtiger als die Theorie.

3. Auf Augenhöhe erklären: Die Beteiligten möglichst ohne Verwendung von Fachbegriffen mit praktischen Beispielen abholen, dabei Authentisch „erzählen" und am besten immer motivierend und lösungsorientiert arbeiten. Wenn sich ein zertifizierter PM auf diese Weise einbringen kann, wird das von den Beteiligten vermutlich als Hilfe empfunden, anstatt belehrend zu wirken.

4. Dokumentieren: Die Anwesenden beim Stammtisch waren sich größtenteils einig, dass die meisten Menschen strukturiert arbeiten. Jede:r überlegt, wie eine Aufgabe zum erfolgreichen Ergebnis angegangen werden muss im Sinne von zerlegen, planen, umsetzen, ggf. testen. Häufig passiert vieles davon im Kopf und wird nicht notiert. Somit besteht die Herausforderung, das Wissen auf Papier zu bringen. Die vorherigen Punkte geben Impulse, die je Unternehmen bzw. Team von PMs individuell angepasst werden.

5. Tool: Basierend auf dem 4. Ansatz überlegen, welches „Tool" die Arbeit vereinfachen könnte. Voraussetzung dafür ist, dass den Beteiligten die groben Zusammenhänge und Vorteile des Projektmanagements bekannt sind wie Anforderungs-, Test- und Benutzerdokumentation. Mittels „Tool" können einzelne Informationen verknüpft und als Dokument ausgeben werden. Wenn das „Tool" einen Workflow beinhaltet, können Aufgaben zugewiesen werden. Und wenn das „Tool" zudem zu bestimmten Zeitpunkten einen Fertigstellungsgrad ausgibt, können Statusreports erstellt werden und Risiken überwacht werden. Damit wird ein strukturiertes und wiederholbares Vorgehen sichergestellt.

Zusammengefasst im Bezug auf die Überlegung, wie sich Projektmanagement in einem Start-Up einführen lässt: Es kann ausreichen, wenn erfahrene PMs in der ersten Phase niederschwellig die Vorzüge der Projektarbeit vermitteln. In einer zweiten Phase kann dann der Transfer bzw. die Erleichterung mittels Automatisierung erklärt und mit dem Commitment ein „Tool" konfiguriert werden. Somit wäre Projektmanagement eingeführt. Unabhängig vom Einsatz eines „Tools" ist es wichtig, möglichst einfach vorzugehen und alle mitzunehmen, um ein gemeinsam Ergebnis und gemeinsame Erfolge feiern zu können.

Dies war der erste Teil der Reihe. Im nächsten Teil geht es um Leitfragen zur Planung und Steuerung.

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