Steckbrief – Tool zur Zielerreichung

Wie kann die Projektcharter (vgl. PMBok) als Tool eingesetzt werden, um einem Projektteam Hilfe zur Selbsthilfe zu bieten? Der grobe Kontext: Ein während der Pandemie / in home office-Zeiten neu zusammengestelltes Team soll ein neues Produkt in kurzer Zeit in den Markt bringen und legt aufgrund von Zeitdruck direkt mit der Erledigung einzelner Aufgaben los. Auf Nachfrage gibt es gefühlt von drei Beteiligten fünf unterschiedliche Rückmeldungen zur Zielsetzung, etc. Hier gibt es Ansatzpunkte, wie „Lücken" zur Zielerreichung geschlossen werden können.

Projektcharter als Tool einsetzen

Mit dem Tool (Arbeitstitel „Steckbrief") sollen die Fragen nach der Zielsetzung inkl. Projektnutzen sowie -Ziele, Stakeholder und Nutzer geklärt werden. Zudem wird der Kostenrahmen sowie die groben Meilensteine abgefragt. D.h. das Projektteam soll die Eckpunkte des sog. Magischen Dreiecks kennen. Auf dieser Basis soll dann ein PSP erarbeitet werden, um das Projektziel zu zerlegen, Abhängigkeiten zu erkennen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Im Anschluss soll ein Projektplan in geeigneter Detailtiefe erstellt werden, damit Abweichungen des Vorhabens hinsichtlich des limitierenden Faktors Zeit möglichst früh erkennbar sind.

Winning the princess

Um das Team von dem Steckbrief zu überzeugen bzw. im Termin mitzunehmen, folgende wertvolle Hinweis: In der Situation empfiehlt es sich nicht die Kompetenz oder reine Lehre des Projektmanagements heraushängen zu lassen. D.h. anstelle des Ansatzes „Beating the Dragon" wäre „winning the princess" besser geeignet. In diesem Fall die Selbsterkenntnis im Team. Diese könnte mit den richtigen Fragen, wie z.B. Wo stehen wir? Was muss passieren, damit es scheitert? Was benötigt das Team (vom Sponsor)? anmoderiert werden. In die gleiche Richtung geht der Ansatz das Team auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören und das Teambuilding zu fördern (z.B. in dem das Team den Namen des Produktes erarbeitet und ihre Mission formuliert). Aus dem agilen Blickwinkel könnten die Unklarheiten mit Sprint „erlebbar" werden (entsprechend schnell und günstige scheitern, um sich dann auf das Ziel zu fokussieren).

Erkenntnis aus der Praxis

Die Projektcharter kann als Tool auch nach dem ein Projekt gestartet ist oder einzelne Aufgaben begonnen wurden, dazu dienen eine Bestandsaufnahme zu machen, Leitplanken für die Durchführung festzulegen sowie die Kommunikation zu fördern. Je nach Kontext ist sie somit einsetzbar für das Setup eines Projektes, die Phase der Initialisierung oder die Rettung eines Projektes. Im letzteren Fall wäre es von Vorteil, wenn die*der das Tool einsetzt auch einen klaren Auftrag inkl. Zielsetzung hat.